Комплексная автоматизация бизнес-процессов в «МИРБИС»

Комплексная автоматизация бизнес-процессов негосударственного вуза с помощью интегрированных систем «1С:Университет Проф» и «1С:Комплексная автоматизация 2» в Московской международной высшей школе бизнеса «МИРБИС» является примером успешного внедрения программных продуктов 1С. Проект — победитель конкурса «1С:Проект года».

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

• минимизировать дебиторскую задолженность;
• минимизировать ошибки при расчете вознаграждения преподавателям;
• минимизировать количество используемых помещений;
• обеспечить бюджетирование с погрешностью планирования не более 5%;
• повысить производительность труда.

Задачи проекта:

• создать единую и надежную информационную систему вместо разрозненных баз данных, автоматизировать с ее помощью процессы и операции:
• создать единую и надежную информационную систему вместо разрозненных баз данных, автоматизировать с ее помощью процессы и операции:
  автоматизировать планирование и учет взаиморасчетов с каждым учащимся;
• автоматизировать планирование учебного процесса и составление расписания;
• автоматизировать учет проведенных занятий и успеваемости;
• автоматизировать планирование и расчет вознаграждения профессорско-преподавательского состава;
• автоматизировать учет движения контингента;
• автоматизировать операции регламентированного учета, в том числе подготовки первичных документов (договора, акты, квитанции);
• автоматизировать казначейство;
• автоматизировать раздельный учет финансового результата в разрезе подразделений (ЦФО), продуктов (учебных программ) и учебных групп вместо котлового учета;
• обеспечить быстрый доступ к информации и отсутствие двойного ввода данных;
• повысить информационную грамотность сотрудников.

Ситуация до внедрения

Информационные системы и автоматизация

До начала проекта в вузе использовались системы:

• База «BaseDoc» на Access содержала данные об оплате учащихся до 31.12.2017.
• База «Учащиеся» на Access содержала данные о статусе учащихся;
• База «Расписание ШБ» на Access содержала данные о расписании занятий по одному подразделению;
• База «Преподаватели» на Access содержала данные о преподавателях, необходимые для подготовки актов;
• В системе «1С:Комплексная автоматизация» был автоматизирован регламентированный бухгалтерский и кадровый учет, расчет зарплаты. Система содержит данные о взаиморасчетах с учащимися после 01.01.2018.

В файлах в формате Word хранились данные:

• графики оплаты учащихся;
• предоставленные учащимся скидки;
• статусы учащихся.

В файлах в формате Excel хранились данные:

• успеваемость студентов;
• расписание;
• кассовый план;
• бюджеты.

Вуз предпринял попытку внедрения дорогостоящей немецкой информационной системы. Проект оказался неудачным. На момент старта проекта немецкая система не использовалась.

Связанные проблемы

Руководство не имело оперативный доступ к полной и актуальной информации.

Повышенная дебиторская задолженность. Для выявления задолженности необходимо учитывать данные: статус учащегося (учится, отчислен, в академическом отпуске), график оплаты согласно договорам, дополнительным соглашениям и предоставленным скидкам (дата оплаты — сумма оплаты), поступление оплаты (4 способа поступления) и возвраты. Так как эта информация содержалась в разных несвязанных источниках, то ответственным сотрудникам сложно было ее выявить и потребовать от учащегося оплаты.

Излишнее начисление выручки и оплата налогов. Выручка по учащимся рассчитывалась ежемесячно. Так как статусы некоторых учащихся были неизвестны, то выручка начислялась и налоги платились, в том числе, по отчисленным учащимся.

Переплата преподавателям за не проведенные занятия. Учет фактически проведенных занятий велся не системно. Не контролировалось соответствие проведенных занятий учебному плану, начисленной выручке по учащимся.

Простой помещений. В результате не оптимально составленного расписания некоторые помещения были заняты минимальное время. Но это не позволяло сдать помещение в аренду.

Риски возникновения кассовых разрывов. Составление и ведение кассового плана осуществлялось в Excel, что приводило к ошибкам.

Повышенные трудозатраты при планировании, учете и подготовке отчетности.

Уникальность и инновационность проекта

Особенности вуза

Институт МИРБИС основан в 1988 г. Это первая в России независимая частная бизнес-школа для подготовки кадров по квалификации MBA, основана в рамках межправительственного соглашения СССР и Италии Институт является №3 среди бизнес-школ России (EDUNIVERSAL, 2014) и №2 среди MBA России (Известия). Также вуз осуществляет подготовку по программам высшего и дополнительного профессионального образования.

99% выручки вуза — поступление по договорам на обучение от физических лиц и компаний. Это существенно отличается МИРБИС от бюджетных вузов. Учет в МИРБИС соответствует учету в коммерческих организациях.

В МИРБИС есть следующие особенности ведения учета:

• индивидуальные графики оплаты обучения;
• дополнительные соглашения по обучению;
• 3х сторонние договора на обучение (несколько плательщиков);
• учет скидок на образование;
• выручка по договорам на обучение начисляется ежемесячно;
• 99% учащихся с полным возмещением затрат;
• раздельный учет затрат по источникам финансирования.

МИРБИС работает с бюджетом доходов и расходов и бюджетом движения денежных средств, а не с планом финансово-хозяйственной деятельностью как бюджетные вузы.

Поэтому МИРБИС для регламентированного учета использует не решения для бюджетных учреждений, а «1С:Комплексная автоматизация 2».

Уникальность созданной системы

Функционал «1С:Университет Проф» не полностью удовлетворяет потребностям вуза. В рамках проекта был создан и внедрен функционал:

• планирование и контроль взаиморасчетов по договорам на обучение с учетом графика оплат, дополнительных соглашений, скидок, трех способов поступления оплаты, возвратов;
• расчет выручки по договорам на обучение;
• расчет вознаграждения преподавателей по факту проведенных занятий и прочих показателей;
• интеграция с «1С:Комплексная автоматизация 2».

Условия, в которых стартовал проект.

У заказчика был неудачный опыт внедрения немецкой информационной системы по водопадной модели. Заказчик не был готов выделить сотрудников с загрузкой на проекте более 20% времени.

Особенности управления проектом.

Проект выполнялся с учетом комбинации технологий «1С:ТБС» и «1С:ТКВ».

Принципы выполнения проекта::

• Agilе подход, готовность к изменениям;
• внимание на качество;
• доработка функционала параллельно с вводом данных.

Функционал внедрялся блоками в рамках подпроектов. В каждом подпроекте выделялись фазы:

1. Подготовка подроекта (сбор требований путем моделирования).
2. Проектирование (разработка проектных решений).
3. Реализация (разработка и настройка).
4. Подготовка к опытной эксплуатации (инструкции, обучение, тестирование).
5. Опытно-промышленная эксплуатация.

Для управления коммуникациями использовались:

• тематические чаты whatsapp для оперативной коммуникации;
• zoom для проведения еженедельных совещаний;
• teamviewer для доступа к рабочему столу пользователей;
• 1С:Документооборот для планирования проекта, учета задач и трудозатрат.

Для работы с документами использовались:

• Google диск для хранения всех материалов;
• Google документы для совместной разработки и согласования документов.

Проектная документация, разработанная в рамках проекта

• (видео) инструкции.
• протоколы еженедельных совещаний;
• проектные решения;
• регламенты разработки и обновления системы;
• реестры изменений;

Результаты проекта

В рамках проекта выполнены задачи:

• создана и внедрена многокомпонентная информационная система на базе «1С:Университет Проф» и «1С:Комплексная автоматизация 2»;
• учет ведется в этих системах, произошел отказ от исторических разрозненных систем и файлов;
• в системе автоматизированы запланированные бизнес-процессы, в частности планирование и учет взаиморасчетов, учет учащихся, их движения и успеваемости, планирование и расчет вознаграждения профессорско-преподавательского состава и т.д.;
• минимизирован двойной ввод данных;
• руководители получили доступ к точной и актуальной информации.

Достигнуты цели проекта:

• минимизирована дебиторская задолженность. С помощью объединенных данных и самописного отчета “Реестр взаиморасчетов” были выявлены должники, с ними проведена работа. Дебиторская задолженность погашена;
• минимизированы ошибки при расчете вознаграждения преподавателям. Теперь расчет производится централизованно по одним и тем же правилам и проверенным данным из системы;
• автоматизирована работа с бюджетом движения денежных средств, автоматизирован контроль финансовой дисциплины;
• минимизированы рутинные операции по учету и отчетности.

Планы по дальнейшей автоматизации. Идет внедрение следующего функционала:

• приемная кампания;
• составление расписания;
• электронное согласование документов;
• работа с бюджетом доходов и расходов.

Параллельно в вузе выполнялись смежные ИТ проекты:

• модернизация серверного оборудования;
• перевод части сервисов в облако;
• стандартизация и регламентирование ИТ услуг;
• внедрение CRM.

Характеристики проекта

Автоматизированные блоки процессов

• Бухгалтерский учет
• Налоговый учет
• Бюджетирование
• Управление персоналом

• Управление контингентом
• Взаиморасчеты
• Планирование учебного процесса

Информационные системы и их назначение

1С:Комплексная автоматизация 2

• регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый, кадровый);
• учет взаиморасчетов по договорам обучения и преподавателями;
• начисление зарплаты (в т.ч. вознаграждения ГПХ, ИП);
• казначейство;
• бюджетирование.

1С:Университет Проф

• печать первичных документов (договора, квитанции, акты, приказы по учащимся);
• планирование и контроль взаиморасчетов по договорам обучения;
• учет учащихся (в т.ч. движение учащихся);
• планирование учебного процесса;
• учет факта проведения занятий и успеваемости;
• расчет вознаграждения преподавателей с учетом факта проведения занятий.

1С:Автоматизированное составление расписания» (планируется внедрение)

• составление расписания;

1С:Документооборот

• учет документов;
• согласование документов;
• файловое хранилище.

Мастер-данные в системах

В информационных системах однократно вводятся следующие данные.

1С:Университет Проф

• физические лица;
• контрагенты (заказчики и преподаватели — ИП и ГПХ);
• договоры (с заказчиками и преподавателями);
• графики оплаты по договорам на обучение;
• группы учащихся;
• выручка по договорам на обучение (рассчитывается алгоритмом и передается в 1С:Комплексная автоматизация 2);
• вознаграждение преподавателей (рассчитывается алгоритмом и передается в 1С:Комплексная автоматизация 2).

1С:Комплексная автоматизация 2

• подразделения;
• поступление и возврат оплаты.

Интеграция систем

Посредством планов обмена выполняется миграция данных:

1. Из «1С:Университет Проф» в «1С:Комплексная автоматизация 2» передается НСИ — контрагенты, договоры, группы учащихся.
2. Из «1С:Университет Проф» в «1С:Комплексная автоматизация 2» передаются данные о начисленной выручке по договорам на обучение — один документ с расчетом в «1С:Университет Проф» передается как отдельные документы “Реализация” по каждому договору на обучение.
3. Из «1С:Университет Проф» в «1С:Комплексная автоматизация 2» передается рассчитанное вознаграждение преподавателей — один документ с расчетом в «1С:Университет Проф» передается как отдельные документы “Поступление” или “Начисление” по каждому преподавателю.
4. Из «1С:Комплексная автоматизация 2» в «1С:Университет Проф» передаются данные об оплатах и возвратах по договорам.
5. Из «1С:Университет Проф» в «1С:Автоматизированное составление расписания» будут передаваться данные о распределенной нагрузке и НСИ.

Посредством библиотеки интеграции документооборота будут интегрированы «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:Документооборот» для согласования заявок на расходование денежных средств (аналогичного сводного документа).

Количество автоматизированных рабочих мест: 55

По результатам внедрения проект был подан на номинацию «1С:Проект года», а от руководства вуза было получено благодарственное письмо.

Полезные ресурсы и ссылки

Страница проекта на конкурсе «1С:Проект года»

Публикация о проекте: в каталоге внедрений 1С

Наш продукт для автоматизации вузов — 1С:Смарт Университет

Наш продукт для автоматизации составления расписаний в вузах — Программа 1С:Автоматизированное составление расписания. Университет