Консолидация информационных систем с помощью программного продукта «1С:Документооборот 3» в Тюменском государственном университете.
Период выполнения проекта: январь 2022-декабрь 2023
Основные сведения о проекте
Цели проекта:
- заместить историческую СЭД на современное отечественное решение;
- объединить разрозненные и морально устаревшие системы вуза в единую информационную систему;
- обеспечить прозрачное управление каждым из бизнес-процессов;
- предоставить руководству вуза доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени;
- снизить трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов;
- исключить потерю информации и документов;
- построение широкой карты бизнес-процессов для согласования и утверждения договорной и конкурсной документации;
- максимальное обеспечение работы пользователя в едином интерфейсе без переходов в смежные системы при выполнении процессов связанных с ежедневной операционной деятельностью;
- реализация системного подхода, включающего унифицированную процессную модель, единую методологию и отчетность для вуза и филиалов.
Задачи проекта:
- провести обследование бизнес-процессов вуза и потребностей в автоматизации;
- разработать методические и технические проектные решения;
- доработать и настроить 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0 и исторические системы;
- адаптировать интерфейсы системы 1С:Документооборот КОРП под сложившиеся в вузе процессы и терминологию для плавности перехода;
- бесшовно интегрировать 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0 с историческими системами;
- перенести данные из исторических систем;
- автоматизировать сквозные бизнес-процессы;
- подготовить пользователей и систему к опытной эксплуатации и провести ее.
Ситуация до внедрения
В Тюменском государственном университете 11 институтов, 2 филиала, 27000+ студентов, 3000+ пользователей, 120+ направлений подготовки.
Информационные системы и автоматизация
До начала проекта в вузе использовались системы:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП»+БИТ.Управление финансами государственного учреждения КОРП.
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП».
- «1С:Университет ПРОФ».
- «Задачник» — самописная система на платформе «1С», предназначенная для автоматизации работы с договорами в том числе проверка наличия и резервирования бюджета, учета внутренних задач пользователей систем, регистрации авансовых отчетов и приказов на поощрение работников;
- СЭД стороннего разработчика, предназначенная для автоматизации внутреннего документооборота. На конец 2022 года в этой системе насчитывалось более 350 тыс документов по 100+ видам документов.
Интеграция ИТ систем
Между историческими системами была настроена интеграция, например:
- Подразделения и Сотрудники из «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП», «1С:Университет ПРОФ», «Задачник», СЭД.
- Договоры из «Задачник» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП» и СЭД, а из СЭД в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП».
- Контрагенты из «Задачник» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП».
- Приказы по студентам из «1С:Университет ПРОФ» передавались в СЭД.
- Задачи из «Задачник» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП» и обратно.
В вузе есть собственная опытная ИТ-команда — в Центре управления информационных технологий 69 сотрудников, из которых 15+ специалистов «1С».
Выявленные проблемы
На момент начала проекта были выявлены проблемы:
- увеличение времени согласования документов из-за необходимости обмена между информационными системами;
- ввод документов дублировали в нескольких системах;
- информация о состоянии документов была не полная, неактуальная;
- автоматизировать новые процессы было дорого и долго, были технические ограничения;
- сложная, нестабильная интеграция между самописной конфигурацией «Задачник» и СЭД.
Особенности вуза, которые усложняли проект:
- в вузе более 10 лет функционировала система электронного документооборота, которая развивалась постепенно и стала для пользователей привычным инструментом;
- в существующей СЭД было реализовано большое количество видов документов и механизмов, которые нельзя было реализовать в базовой конфигурации 1С:Документооборот 8 КОРП без специальных доработок;
- необходимо было единоразово перейти с исторической СЭД на новую, исключив параллельную работу в двух системах;
- многие участники бизнес-процессов не были знакомы с «1С»;
- в части подразделений были выявлены собственные методы работы в СЭД, выходящие за пределы заложенной системой логики;
- некоторые бизнес-процессы были не регламентированы, или их регламенты не актуальны;
- некоторые бизнес-процессы непостоянные и требуют периодической корректировки;
- «потрясения» при реализации проекта не допускались в связи с особым вниманием к вузу.
Уникальность и инновационность проекта
Доработки типового функционала
В рамках проекта были выполнены следующие значимые доработки «1С:Документооборот КОРП», ред. 3.0:
- оптимизация производительности системы:
- карточка организации открывалась до 5 минут. Сейчас карточка организации открывается за 1 секунду;
- карточка грифа доступа открывалась до 5 минут. Сейчас карточка грифа доступа открывается за 1 секунду;
- карточка контрагента открывалась до 2 минут. Сейчас карточка контрагента открывается за 1 секунду;
- перемещение между двумя документами в списке занимало до 1 минуты. Сейчас перемещение между документами занимает доли секунд;
- при создании нового документа открытие списка доступных для создания видов документов занимало до 2 минут. Сейчас список доступных для создания видов документов открывается за 1 секунду;
- новые формы для документов: Договор, Авансовый отчет, Поощрение, Решение о командировании, Отчет о расходах подотчетного лица;
- автоматизация выдачи и приостановки действия учетной записи по договорам ГПХ, реализованная в интеграции информационных систем Active Directory, 1C:Предприятие;
- возможность сквозной нумерации не по подразделению, а по индексу подразделения;
- возможность авторегистрации при подписании;
- возможность вывода дополнительной информации о документе в задачу по документу;
- разделение задач, адресованных непосредственно сотруднику, и задач, доступных ему как заместителю;
- механизм определения исполнителя задачи по набору свойств документа и использование его в автоподстановках;
- фоновое формирование предпросмотра файлов, добавленных в том числе через веб клиент;
- визуализация штампов ЭП в файлах Excel, а также файлах, добавленных через веб-клиент;
- оптимизация интерфейса (скрытие от пользователя не задействованных в существующих процессах полей и кнопок, переименование полей и кнопок в соответствии со сложившимися процессами);
- возможность настроить дополнительных фильтров в Реестрах;
- возможность настройки автоматической вставки штампа ЭП в разрезе Видов документов и Тематик;
- настроено более 100 автоподстановок;
- оптимизация работы совместителей;
- подсистема KPI для ППС.
Перенос исторических данных
В рамках проекта были перенесены исторические данные из систем «Задачник» и СЭД (350+ тыс. документов). Перенос был организован так, что после старта опытной эксплуатации процессы, начатые в этих системах, там же и завершались, а информация об изменениях в документах передавалась в «1С:Документооборот КОРП».
Условия, в которых стартовал проект.
Проект стартовал в середине 2022 года. На тот момент система 1С:Документооборот КОРП, редакция 3.0 была новой. В ней не было критически важного функционала, например, необходимых функций библиотеки интеграции документооборота. Некоторый функционал системы требовал ускорения. Тем не менее Заказчик принял решение внедрять новую редакцию 3.0, а не предыдущую 2.1.
Параллельно в вузе выполнялись смежные ИТ проекты по импортозамещению:
- модернизация серверного оборудования;
- замена одних облачных сервисов на другие (миграция с Microsoft 365 на Yandex 365);
- стандартизация и регламентирование ИТ услуг.
Особенности управления проектом
Проект выполнялся с учетом комбинации технологий 1С:ТБР («1С:Технология быстрого результата») и 1С:ТКВ («1С:Технология корпоративного внедрения»).
Принципы выполнения проекта::
- Agile гибкий подход к решению задач, постоянная готовность к изменениям;
- внимание на качество продукта для клиента;
- постоянный сбор обратной связи от пользователей.
Функционал реализовывали блоками в рамках выделенных подпроектов. В каждом подпроекте выделялись фазы:
- Подготовка подпроекта (сбор требований путем моделирования);
- Проектирование (разработка проектных решений);
- Реализация (разработка и настройка);
- Подготовка к опытной эксплуатации (инструкции, обучение, тестирование).
При этом опытно-промышленная эксплуатация проводилась одновременно для всех блоков.
Для управления коммуникациями использовались:
- тематические чаты Телеграмм для оперативной коммуникации;
- Яндекс.Телемост для проведения еженедельных совещаний;
- SCCM для доступа к рабочему столу пользователей;
- 1С:Документооборот для планирования проекта, учета задач и трудозатрат;
- ITSM система вуза.
Управление проектом разработки
- Jira — управление проектом;
- Пачка — оперативная коммуникация отдела разработки;
- Confluence — база знаний;
- GitLab — репозиторий;
- SonaQube — тестирование кода;
- Jenkins CI\CD.
Для работы с документами использовались:
- Яндекс.Диск для хранения материалов;
- Яндекс.Документы для совместной разработки и согласования документов;
- Jira Confluence для размещения документации и инструкций.
Проектная документация, разработанная в рамках проекта:
- проектные решения;
- регламенты разработки и обновления системы;
- реестры изменений;
- инструкции, в том числе видеоинструкции.
Характеристики проекта
Внедренные программные продукты
- Управление документами
- Работа с договорами
- Контроль исполнения
- Интеграция
- Почтовый клиент
Архитектура решения и масштаб проекта
Количество автоматизированных рабочих мест: 3000
Разработанная в ходе проекта карта отражала, как будет реализована консолидация информационных систем в целевом виде.
Информационные системы и их назначение
1С:Документооборот КОРП (версия 3.0)
- управление бизнес-процессами;
- управление документами (включая учет, согласование, подписание, регистрация и контроль исполнения):
- приказы (по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по личному составу обучающихся и слушателей);
- организационно-нормативные документы (должностные инструкции, положения, штатные расписания и т.д);
- корреспонденция (входящие письма,исходящие письма, обращения граждан);
- электронные служебные записки;
- заявления сотрудников;
- заявки сотрудников;
- договоры оказания услуг, включая дополнительные соглашения и акты выполненных работ (оказанных услуг);
- протоколы совещаний;
- учебные планы и рабочие программы дисциплин;
- авансовые отчеты;
- решения о командировании;
- отчеты о расходах подотчетного лица;
- табели учета рабочего времени;
- документы по приказу 61н;
- учет контрагентов;
- учет сотрудников ГПХ;
- управление файлами (в том числе общими с другими информационными системами).
1С:Университет ПРОФ
- учет обучающихся (в т.ч. движение контингента);
- планирование учебного процесса; учет успеваемости;
- планирование и контроль взаиморасчетов по договорам обучения;
- печать первичных документов (договора, квитанции, акты, приказы по учащимся);
- расчет вознаграждения преподавателей с учетом факта проведения занятий.
1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП + БИТ.Управление финансами государственного учреждения КОРП
- бухгалтерский и налоговый учет;
- бюджетирование;
- казначейство.
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП
- кадровый учет;
- расчет зарплаты, налогов и взносов.
Мастер-данные
В информационных системах однократно вводятся следующие данные:
1С:Документооборот КОРП
- физические лица (контрагенты + по сотрудникам ГПХ);
- сотрудники (сотрудники ГПХ);
- договор ГПХ (расходный, доходный, прочие);
- контрагенты.
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП
- физические лица (по сотрудникам по трудовым договорам);
- сотрудники (по трудовым договорам);
- подразделения;
- должности.
1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП
- проекты;
- источники финансирования;
- мероприятия;
- ЦФО;
- направления деятельности.
1С:Университет ПРОФ
- модели обучения;
- формы обучения;
- уровни подготовки;
- специальности;
- специализации;
- треки;
- учебные планы.
Интеграция систем
Посредством планов обмена выполняется оперативная миграция данных:
- Из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП передаются:
- Физические лица.
- Подразделения.
- Должности.
- Сотрудники.
- Из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются:
- Табели учета рабочего времени.
- Из 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются:
- Проекты.
- Источники финансирования.
- Мероприятия.
- ЦФО.
- Направления деятельности.
- Из 1С:Документооборот КОРП в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в передаются:
- Контрагенты.
- Договоры.
- Информация о поощрениях.
- Авансовые отчеты.
- Решения о командировании.
- Из 1С:Документооборот КОРП в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в передаются:
- Физические лица (по сотрудникам ГПХ).
- Сотрудники ГПХ.
- Информация о поощрениях.
- Из 1С:Университет ПРОФ в 1С:Документооборот КОРП передаются:
- Модели обучения.
- Формы обучения.
- Уровни подготовки.
- Специальности.
- Специализации.
- Треки.
- Учебные планы.
С помощью Библиотеки интеграции с Документооборотом выполняется миграция данных:
- Из 1С:Университет Проф в 1С:Документооборот КОРП передаются на согласование и подписание приказы по контингенту. Обратно передаются Регистрационный номер и Дата регистрации.
- Из 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются на согласование и подписание документы по приказу 61н. Обратно передаются результаты голосования комиссий.
Посредством веб-сервисов выполняется миграция данных
- Из 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются информация об остатках запланированного бюджета при оформлении Договоров и Поощрений.
- Из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются информация о повышающих коэффициентах (районный коэффициент) при оформлении Поощрений.
Результаты проекта
В рамках проекта выполнены задачи:
- создана и внедрена многокомпонентная информационная система на базе 1С:Документооборот КОРП, 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП, 1С:Университет ПРОФ;
- в системе 1С:Документооборот КОРП автоматизированы запланированные бизнес-процессы;
- минимизирован двойной ввод данных;
- руководители получили доступ к точной и актуальной информации.
Достигнуты цели проекта:
- внедрена современная отечественная СЭД, которая объединила отдельные информационные системы;
- реализована новая консолидация информационных систем;
- обеспечено прозрачное управление каждым бизнес-процессов;
- руководство вуза имеет доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени по всем документам и процессам;
- снижены трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов, например, ранее Доходные договоры пользователи вынуждены были создавать в двух системах: исторической СЭД и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП», сейчас договоры создаются в «1С:Документооборот» и передаются в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП».
Идет внедрение нового функционала:
- развитие блока KPI;
- автоматизация бизнес-процессов по учету ТМЦ;
- автоматизация бизнес-процессов по кадровым приказам.
Публикации о проекте
- Описание проекта импортозамещения зарубежной системы автоматизации на «1С:Документооборот КОРП 3.0» в ФГАОУ ВО «Тюменский государственный университет» на сайте 1С.
- Страница проекта на конкурсе «1С:Проект года»
Читайте также:
О другом успешном проекте — Комплексная автоматизация бизнес-процессов в «МИРБИС»