Логотип Тюменский государственный университет

Консолидация информационных систем с помощью программного продукта «1С:Документооборот 3» в Тюменском государственном университете.
Период выполнения проекта: январь 2022-декабрь 2023

Основные сведения о проекте

Цели проекта:

  • заместить историческую СЭД на современное отечественное решение;
  • объединить разрозненные и морально устаревшие системы вуза в единую информационную систему;
  • обеспечить прозрачное управление каждым из бизнес-процессов;
  • предоставить руководству вуза доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени;
  • снизить трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов;
  • исключить потерю информации и документов;
  • построение широкой карты бизнес-процессов для согласования и утверждения договорной и конкурсной документации;
  • максимальное обеспечение работы пользователя в едином интерфейсе без переходов в смежные системы при выполнении процессов связанных с ежедневной операционной деятельностью;
  • реализация системного подхода, включающего унифицированную процессную модель, единую методологию и отчетность для вуза и филиалов.

Задачи проекта:

  • провести обследование бизнес-процессов вуза и потребностей в автоматизации;
  • разработать методические и технические проектные решения;
  • доработать и настроить 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0 и исторические системы;
  • адаптировать интерфейсы системы 1С:Документооборот КОРП под сложившиеся в вузе процессы и терминологию для плавности перехода;
  • бесшовно интегрировать 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0 с историческими системами;
  • перенести данные из исторических систем;
  • автоматизировать сквозные бизнес-процессы;
  • подготовить пользователей и систему к опытной эксплуатации и провести ее.

Ситуация до внедрения

В Тюменском государственном университете 11 институтов, 2 филиала, 27000+ студентов, 3000+ пользователей, 120+ направлений подготовки.

Информационные системы и автоматизация

До начала проекта в вузе использовались системы:

  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП»+БИТ.Управление финансами государственного учреждения КОРП.
  • «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП».
  • «1С:Университет ПРОФ».
  • «Задачник» — самописная система на платформе «1С», предназначенная для автоматизации работы с договорами в том числе проверка наличия и резервирования бюджета, учета внутренних задач пользователей систем, регистрации авансовых отчетов и приказов на поощрение работников;
  • СЭД стороннего разработчика, предназначенная для автоматизации внутреннего документооборота. На конец 2022 года в этой системе насчитывалось более 350 тыс документов по 100+ видам документов.

Интеграция ИТ систем

Между историческими системами была настроена интеграция, например:

  • Подразделения и Сотрудники из «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП», «1С:Университет ПРОФ», «Задачник», СЭД.
  • Договоры из «Задачник» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП» и СЭД, а из СЭД в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП».
  • Контрагенты из «Задачник» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП».
  • Приказы по студентам из «1С:Университет ПРОФ» передавались в СЭД.
  • Задачи из «Задачник» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП» и обратно.

В вузе есть собственная опытная ИТ-команда — в Центре управления информационных технологий 69 сотрудников, из которых 15+ специалистов «1С».

Выявленные проблемы

На момент начала проекта были выявлены проблемы:

  • увеличение времени согласования документов из-за необходимости обмена между информационными системами;
  • ввод документов дублировали в нескольких системах;
  • информация о состоянии документов была не полная, неактуальная;
  • автоматизировать новые процессы было дорого и долго, были технические ограничения;
  • сложная, нестабильная интеграция между самописной конфигурацией «Задачник» и СЭД.

Особенности вуза, которые усложняли проект:

  • в вузе более 10 лет функционировала система электронного документооборота, которая развивалась постепенно и стала для пользователей привычным инструментом;
  • в существующей СЭД было реализовано большое количество видов документов и механизмов, которые нельзя было реализовать в базовой конфигурации 1С:Документооборот 8 КОРП без специальных доработок;
  • необходимо было единоразово перейти с исторической СЭД на новую, исключив параллельную работу в двух системах;
  • многие участники бизнес-процессов не были знакомы с «1С»;
  • в части подразделений были выявлены собственные методы работы в СЭД, выходящие за пределы заложенной системой логики;
  • некоторые бизнес-процессы были не регламентированы, или их регламенты не актуальны;
  • некоторые бизнес-процессы непостоянные и требуют периодической корректировки;
  • «потрясения» при реализации проекта не допускались в связи с особым вниманием к вузу.

Уникальность и инновационность проекта

Доработки типового функционала

В рамках проекта были выполнены следующие значимые доработки «1С:Документооборот КОРП», ред. 3.0:

  • оптимизация производительности системы:
    • карточка организации открывалась до 5 минут. Сейчас карточка организации открывается за 1 секунду;
    • карточка грифа доступа открывалась до 5 минут. Сейчас карточка грифа доступа открывается за 1 секунду;
    • карточка контрагента открывалась до 2 минут. Сейчас карточка контрагента открывается за 1 секунду;
    • перемещение между двумя документами в списке занимало до 1 минуты. Сейчас перемещение между документами занимает доли секунд;
    • при создании нового документа открытие списка доступных для создания видов документов занимало до 2 минут. Сейчас список доступных для создания видов документов открывается за 1 секунду;
  • новые формы для документов: Договор, Авансовый отчет, Поощрение, Решение о командировании, Отчет о расходах подотчетного лица;
  • автоматизация выдачи и приостановки действия учетной записи по договорам ГПХ, реализованная в интеграции информационных систем Active Directory, 1C:Предприятие;
  • возможность сквозной нумерации не по подразделению, а по индексу подразделения;
  • возможность авторегистрации при подписании;
  • возможность вывода дополнительной информации о документе в задачу по документу;
  • разделение задач, адресованных непосредственно сотруднику, и задач, доступных ему как заместителю;
  • механизм определения исполнителя задачи по набору свойств документа и использование его в автоподстановках;
  • фоновое формирование предпросмотра файлов, добавленных в том числе через веб клиент;
  • визуализация штампов ЭП в файлах Excel, а также файлах, добавленных через веб-клиент;
  • оптимизация интерфейса (скрытие от пользователя не задействованных в существующих процессах полей и кнопок, переименование полей и кнопок в соответствии со сложившимися процессами);
  • возможность настроить дополнительных фильтров в Реестрах;
  • возможность настройки автоматической вставки штампа ЭП в разрезе Видов документов и Тематик;
  • настроено более 100 автоподстановок;
  • оптимизация работы совместителей;
  • подсистема KPI для ППС.

Перенос исторических данных

В рамках проекта были перенесены исторические данные из систем «Задачник» и СЭД (350+ тыс. документов). Перенос был организован так, что после старта опытной эксплуатации процессы, начатые в этих системах, там же и завершались, а информация об изменениях в документах передавалась в «1С:Документооборот КОРП».

Условия, в которых стартовал проект.
Проект стартовал в середине 2022 года. На тот момент система 1С:Документооборот КОРП, редакция 3.0 была новой. В ней не было критически важного функционала, например, необходимых функций библиотеки интеграции документооборота. Некоторый функционал системы требовал ускорения. Тем не менее Заказчик принял решение внедрять новую редакцию 3.0, а не предыдущую 2.1.

Параллельно в вузе выполнялись смежные ИТ проекты по импортозамещению:

  • модернизация серверного оборудования;
  • замена одних облачных сервисов на другие (миграция с Microsoft 365 на Yandex 365);
  • стандартизация и регламентирование ИТ услуг.

Особенности управления проектом

Проект выполнялся с учетом комбинации технологий 1С:ТБР («1С:Технология быстрого результата») и 1С:ТКВ («1С:Технология корпоративного внедрения»).

Принципы выполнения проекта::

  • Agile гибкий подход к решению задач, постоянная готовность к изменениям;
  • внимание на качество продукта для клиента;
  • постоянный сбор обратной связи от пользователей.

Функционал реализовывали блоками в рамках выделенных подпроектов. В каждом подпроекте выделялись фазы:

  1. Подготовка подпроекта (сбор требований путем моделирования);
  2. Проектирование (разработка проектных решений);
  3. Реализация (разработка и настройка);
  4. Подготовка к опытной эксплуатации (инструкции, обучение, тестирование).

При этом опытно-промышленная эксплуатация проводилась одновременно для всех блоков.

Для управления коммуникациями использовались:

  • тематические чаты Телеграмм для оперативной коммуникации;
  • Яндекс.Телемост для проведения еженедельных совещаний;
  • SCCM для доступа к рабочему столу пользователей;
  • 1С:Документооборот для планирования проекта, учета задач и трудозатрат;
  • ITSM система вуза.

Управление проектом разработки

  • Jira — управление проектом;
  • Пачка — оперативная коммуникация отдела разработки;
  • Confluence — база знаний;
  • GitLab — репозиторий;
  • SonaQube — тестирование кода;
  • Jenkins CI\CD.

Для работы с документами использовались:

  • Яндекс.Диск для хранения материалов;
  • Яндекс.Документы для совместной разработки и согласования документов;
  • Jira Confluence для размещения документации и инструкций.

Проектная документация, разработанная в рамках проекта:

  • проектные решения;
  • регламенты разработки и обновления системы;
  • реестры изменений;
  • инструкции, в том числе видеоинструкции.

Характеристики проекта

Внедренные программные продукты

  • Управление документами
  • Работа с договорами
  • Контроль исполнения
  • Интеграция
  • Почтовый клиент

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 3000

Разработанная в ходе проекта карта отражала, как будет реализована консолидация информационных систем в целевом виде.

Консолидация информационных систем

Информационные системы и их назначение

1С:Документооборот КОРП (версия 3.0)

  • управление бизнес-процессами;
  • управление документами (включая учет, согласование, подписание, регистрация и контроль исполнения):
    • приказы (по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по личному составу обучающихся и слушателей);
    • организационно-нормативные документы (должностные инструкции, положения, штатные расписания и т.д);
    • корреспонденция (входящие письма,исходящие письма, обращения граждан);
    • электронные служебные записки;
    • заявления сотрудников;
    • заявки сотрудников;
    • договоры оказания услуг, включая дополнительные соглашения и акты выполненных работ (оказанных услуг);
    • протоколы совещаний;
    • учебные планы и рабочие программы дисциплин;
    • авансовые отчеты;
    • решения о командировании;
    • отчеты о расходах подотчетного лица;
    • табели учета рабочего времени;
    • документы по приказу 61н;
  • учет контрагентов;
  • учет сотрудников ГПХ;
  • управление файлами (в том числе общими с другими информационными системами).

1С:Университет ПРОФ

  • учет обучающихся (в т.ч. движение контингента);
  • планирование учебного процесса; учет успеваемости;
  • планирование и контроль взаиморасчетов по договорам обучения;
  • печать первичных документов (договора, квитанции, акты, приказы по учащимся);
  • расчет вознаграждения преподавателей с учетом факта проведения занятий.

1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП + БИТ.Управление финансами государственного учреждения КОРП

  • бухгалтерский и налоговый учет;
  • бюджетирование;
  • казначейство.

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП

  • кадровый учет;
  • расчет зарплаты, налогов и взносов.

Мастер-данные

В информационных системах однократно вводятся следующие данные:

1С:Документооборот КОРП

  • физические лица (контрагенты + по сотрудникам ГПХ);
  • сотрудники (сотрудники ГПХ);
  • договор ГПХ (расходный, доходный, прочие);
  • контрагенты.

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП

  • физические лица (по сотрудникам по трудовым договорам);
  • сотрудники (по трудовым договорам);
  • подразделения;
  • должности.

1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП

  • проекты;
  • источники финансирования;
  • мероприятия;
  • ЦФО;
  • направления деятельности.

1С:Университет ПРОФ

  • модели обучения;
  • формы обучения;
  • уровни подготовки;
  • специальности;
  • специализации;
  • треки;
  • учебные планы.

Интеграция систем

Посредством планов обмена выполняется оперативная миграция данных:

  1. Из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП передаются:
    1. Физические лица.
    2. Подразделения.
    3. Должности.
    4. Сотрудники.
  2. Из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются:
    1. Табели учета рабочего времени.
  3. Из 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются:
    1. Проекты.
    2. Источники финансирования.
    3. Мероприятия.
    4. ЦФО.
    5. Направления деятельности.
  4. Из 1С:Документооборот КОРП в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в передаются:
    1. Контрагенты.
    2. Договоры.
    3. Информация о поощрениях.
    4. Авансовые отчеты.
    5. Решения о командировании.
  5. Из 1С:Документооборот КОРП в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в передаются:
    1. Физические лица (по сотрудникам ГПХ).
    2. Сотрудники ГПХ.
    3. Информация о поощрениях.
  6. Из 1С:Университет ПРОФ в 1С:Документооборот КОРП передаются:
    1. Модели обучения.
    2. Формы обучения.
    3. Уровни подготовки.
    4. Специальности.
    5. Специализации.
    6. Треки.
    7. Учебные планы.

С помощью Библиотеки интеграции с Документооборотом выполняется миграция данных:

  1. Из 1С:Университет Проф в 1С:Документооборот КОРП передаются на согласование и подписание приказы по контингенту. Обратно передаются Регистрационный номер и Дата регистрации.
  2. Из 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются на согласование и подписание документы по приказу 61н. Обратно передаются результаты голосования комиссий.

Посредством веб-сервисов выполняется миграция данных

  1. Из 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются информация об остатках запланированного бюджета при оформлении Договоров и Поощрений.
  2. Из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются информация о повышающих коэффициентах (районный коэффициент) при оформлении Поощрений.

Результаты проекта

В рамках проекта выполнены задачи:

  • создана и внедрена многокомпонентная информационная система на базе 1С:Документооборот КОРП, 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП, 1С:Университет ПРОФ;
  • в системе 1С:Документооборот КОРП автоматизированы запланированные бизнес-процессы;
  • минимизирован двойной ввод данных;
  • руководители получили доступ к точной и актуальной информации.

Достигнуты цели проекта:

  • внедрена современная отечественная СЭД, которая объединила отдельные информационные системы;
  • реализована новая консолидация информационных систем;
  • обеспечено прозрачное управление каждым бизнес-процессов;
  • руководство вуза имеет доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени по всем документам и процессам;
  • снижены трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов, например, ранее Доходные договоры пользователи вынуждены были создавать в двух системах: исторической СЭД и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП», сейчас договоры создаются в «1С:Документооборот» и передаются в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП».

Идет внедрение нового функционала:

  • развитие блока KPI;
  • автоматизация бизнес-процессов по учету ТМЦ;
  • автоматизация бизнес-процессов по кадровым приказам.

Публикации о проекте

Читайте также:
О другом успешном проекте — Комплексная автоматизация бизнес-процессов в «МИРБИС»

Похожие записи