Внедрение в МАИ проекта автоматизации бизнес-процессов выполнялось в период: апрель-декабрь 2019
Общие сведения о проекте
Цели и задачи проекта
Цели:
- Предоставить руководству вуза доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени.
- Ускорить процессы согласования документов и исполнения поручений.
- Снизить трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов.
- Исключить потерю информации и документов.
Задачи:
- Провести обследование бизнес-процессов вуза и потребностей в автоматизации.
- Разработать проектные решения о реализации потребностей.
- Бесшовно интегрировать «1С:Документооборот» с историческими системами вуза.
- Доработать и настроить «1С:Документооборот» и исторические системы.
- Автоматизировать сквозные бизнес-процессы.
- Подготовить пользователей и систему к опытной эксплуатации и провести ее.
Показатели, которые должны быть улучшены в рамках проекта:
- сокращение времени поиска документов;
- сокращение сроков согласования документов;
- сокращение сроков передачи документов между подразделениями;
- сокращение сроков подбора комплекта документов для контрагентов или проверяющих органов;
- сокращение времени на адаптацию нового работника;
- повышение исполнительской дисциплины (средний срок просрочки исполнения документов);
- сокращение затрат на расходные материалы (бумага, картриджи);
- рациональная маршрутизация документов.
Риски, которые должны быть минимизированы в рамках проекта:
- риск утраты документов;
- риск утраты информации из-за увольнения/болезни сотрудника, перехода сотрудника в другое подразделение, поломки компьютера;
- риск утечки информации;
- риск потери юридической силы документа из-за критичных ошибок при его подготовке;
- риск потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов;
- риск фальсификации документов.
Ситуация до внедрения в МАИ
В Московском авиационном институте 12 институтов, 22000+ студентов, 2500+ преподавателей, 60+ направлений подготовки.
Информационные системы МАИ на платформе «1С» и их назначение:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»;
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗКГУ);
- «1С:Документооборот». Использовалась как хранилище файлов одного подразделения. Не был интегрирован с другими системами;
- «1С:Университет». Используется только для управления приемной кампанией;
- ИАСУ — самописный аналог «1С:Университет», система управления учебным процессом;
- АСУПК — самописная система управления финансами;
- Стипендия — система для расчета и учета стипендии.
Основные системы ИАСУ и АСУПК не содержали стандартные подсистемы БСП.
Системы интегрированы с MS AD для оперативного управления доступом сотрудников. Данные для MS AD поставляют системы ЗКГУ и ИАСУ.
В вузе сильная собственная команда ИТ — в управлении информационных систем 30+ сотрудников, из которых 10+ специалистов 1С.
Документооборот в вузе был бумажный. Журналы передачи документов велись в бумажном виде в каждом подразделении. Канцелярия не имела системы для учета корреспонденции.
Это приводило к следующим проблемам:
- долгое согласование документов. Пример: прием на работу мог согласовываться в течение месяца;
- дублирование учета документов;
- дублирование проверок. Пример: при приеме на работу сначала согласовывалась служебная записка о найме, потом трудовой договор, потом приказ о приеме на работу. Хотя все эти документы содержат порядка 20 одних и тех же параметров, согласующие одни и те же.
- утеря документов;
- хождение по кабинетам;
- информация не полная, не актуальная.
Особенности вуза, которые усложняли проект:
- многие руководители не были готовы к электронному согласованию документов, сомневались в легитимности электронной подписи и надежности системы;
- многие участники бизнес-процессов не были знакомы с «1С»;
- институты и подразделения вуза обладают собственными трудовыми привычками, являются в высокой степени автономными;
- некоторые бизнес-процессы были не регламентированы, или их регламенты не актуальны;
- в вузе была неудачная попытка самостоятельного внедрения «1С:Документооборот».
При этом проекту обеспечена необходимая организационная поддержка, что облегчало выполнение проекта.
Уникальность и инновационность проекта
«1С:Документооборот» был незаметно для пользователей встроен в существующий ландшафт информационных систем.
Интеграция была бесшовная.
В привычных системах пользователей появились дополнительные кнопки и формы, которые позволяют отправить документ на согласование, проверить статус согласования, выполнить задачу по бизнес-процессу.
Большинству пользователей не пришлось изучать саму систему «1С:Документооборот» и “заходить” в нее.
Благодаря этому, внедрение в МАИ на местах прошло просто, без потрясений.
Техническая уникальность внедрения в МАИ:
- отработана процедура быстрой и безопасной вставки библиотеки интеграции документооборота (БИД) и базовых подсистем БСП) в исторические системы. БИД встроен в ИАСУ и АСУПК.
- выполнены необходимые доработки БИД и front-end систем, а именно:
- старт процесса из front-end системы без выбора шаблона;
- блокировка документа во front-end системе;
- версионирование документа и основного прикрепленного файла;
- доработка задачника во front-end системе;
- лист согласования и лист замечаний во front-end системе;
- отчеты о выполнении задач во front-end системе.
Проект выполнялся по водопадной модели, со строгими требованиями к документации. Фазы и отчетные документы:
- Подготовка проекта. Документы: Техническое задание, Устав проекта, План управления проектом. Презентации.
- Проектирование. Документы: Проектные решения. Протоколы моделирования.
- Реализация. Частные технические задания. Отчеты.
- Подготовка к опытной эксплуатации. Инструкции, планы и протоколы обучения, протоколы предварительных испытаний, регламент использования простой ЭП, план и приказ об опытной эксплуатации.
- Опытная эксплуатация. Отчеты.
- Передача в промышленную эксплуатацию. Протокол приемочных испытаний. Приказ.
Благодаря такому подходу удалось соблюсти требования вуза в части документационного обеспечения, юридической чистоты, информационной безопасности.
Для оперативного взаимодействия проектной команды со стороны Заказчика и Подрядчика использовались:
- Skype и WhatsApp чаты;
- Гугл-документы;
- «Битрикс 24».
Характеристики проекта
Архитектура решения и масштаб проекта
Интегрированная система состоит из компонент:
- «1С:Документооборот»;
- ИАСУ;
- АСУПК;
- «1С:ЗКГУ»;
- «1С:Университет».
С помощью планов обмена “Пользователи” передаются из ЗГКУ и ИАСУ в другие системы. Внедрение в МАИ «1С:Документооборот» позволило бесшовно интегрировать с ИАСУ, АСУПК, «1С:Университет» при помощи библиотеки интеграции документооборота.
Результаты проекта
Система находится в промышленной эксплуатации в части работы с приказами по учащимся (согласование, ознакомление).
Результаты:
- время согласования приказа сократилось с 5 до 2-3 рабочих дней;
- значительно снизились трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей (ношением) документов. Подразделения не носят документы по согласующим;
- руководство подразделений имеет полную информацию о замечаниях к проектам приказов и о статусе приказов. Приказы “не застревают”;
- приказы не теряются.
Идет опытная эксплуатация процессов согласования зарплатных документов, рассмотрения внутренней и внешней корреспонденции.
На очереди автоматизация блоков бизнес-процессов:
- согласование закупок и оплат;
- согласование кадровых документов;
- согласование документов планирования учебного процесса;
- и других.
Идет внедрение в МАИ функционала для межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
Для большинства процессов «1С:Документооборот» используется как back-end система управления бизнес-процессам. То есть пользователи непосредственно в «1С:Документооборот» не работают.
Например, приказы по студентам (более 40 000 в год) создаются пользователям во front-end системах ИАСУ и «1С:Университет».
При этом «1С:Документооборот» лишь обеспечивает движение бизнес-процесса — создание задач по бизнес-процессу согласно маршруту. Пользователи выполняют эти задачи прямо в ИАСУ и «1С:Университет».
Количество одновременно работающих пользователей: 300+.
