Цифровая трансформация становится неотъемлемой частью успешного функционирования практически любой организаций. Одним из ключевых направлений является внедрение системы электронного документооборота (ЭДО), в частности внедрение 1С Документооборот.
Наш опыт в области автоматизации делопроизводства в высших учебных заведениях (вузах) и некоторых крупных компаниях демонстрирует, как внедрение 1С Документооборот могут преобразовать сложные процессы управления документами и бизнес-процессами.
Особенности нашего подхода
Наш подход к внедрению системы 1С:Документооборот можно разделить на два основных типа проектов: быстрый старт и комплексный проект .
- Быстрый старт : Этот подход позволяет быстро запустить систему для автоматизации простых бизнес-процессов. Он идеально подходит для организаций, которые хотят начать с минимальными затратами времени и ресурсов. Примерами таких процессов являются работа с входящей и исходящей документацией, внутренними организационно-распорядительными документами и служебными записками. В рамках этого подхода система работает независимо и локально, без существенной интеграции с другими системами.
- Комплексный проект : Этот подход подразумевает проведение расширенного обследования бизнес-процессов и потребностей в автоматизации, проектирование системы и последующую интеграцию с другими информационными системами. Как правило, такие проекты выполняются согласно рекомендациям по управлению проектами PMBOK. Они позволяют автоматизировать более сложные бизнес-процессы, такие как согласование приказов по контингенту обучающихся, закупки, кадровые операции, взаимодействие со студентами и преподавателями, а также прочие бизнес-процессы.
Примеры комплексных проектов включают:
- Автоматизация бизнес-процесса согласования приказов по контингенту обучающихся : Интеграция с системой «Смарт университет» или «1С:Университет ПРОФ».
- Автоматизация бизнес-процессов закупки : Согласование конкурсной документации, договоров, актов и оплаты.
- Автоматизация кадровых бизнес-процессов : Прием на работу, перевод, отпуск, увольнение и другие.
- Автоматизация взаимодействия со студентами и преподавателями : Обработка заявлений, выдача справок, визирование обходного листа.
Наш опыт внедрения 1С Документооборот в вузах
Систему 1С:Документооборот можно внедрять в вузе очередями.
Это позволяет быстро «запустить» систему в течении ограниченного времени для автоматизации простых бизнес-процессов:
- работа с входящей и исходящей документацией
- внутренними организационно-распорядительные документами
- со служебными записками.
Условно этот подход назовем «быстрый старт». При таком подходе не планируется существенной интеграции с другими системами, т.е. 1С:Документооборот работает независимо, локально.
Автоматизацию же других бизнес-процессов можно выполнять в рамках отдельных «очередей» автоматизации, получая локальные выгоды, при этом исключив организационные «потрясения».
Комплексный подход к внедрению «1С:Документооборот» подразумевает проведение расширенного обследования бизнес-процессов и потребностей в автоматизации, проектирование системы.
Как правило, такие проекты выполняются согласно рекомендациям по управлению проектами PMBOK.
Фирма 1С проводит сертификацию работников партнеров на знание PMBOK и выдает сертификаты «1С:Руководитель корпоративных проектов». Сотрудники нашей фирмы имеют такой сертификат.
ООО «Большие числа» является партнером Фирмы 1С и имеет опыт внедрения 1С:Документооборот в десятках вузов:
- МАИ
- ТюмГУ
- МИРБИС
- МГМСУ
- СпбГАСУ
- СпбПУ
- и других.
Подход к внедрению
Специалисты компании выделяют следующие (под)проекты автоматизации бизнес-процессов с помощью 1С:Документооборот:
* Детализация услуги «Обследование, разработка технического задания и плана управления проектом внедрения программы 1С:Документооборот»
Примерный состав услуг при автоматизации бизнес-процесса:
Цены и сроки
Ориентировочная стоимость внедрения 1С:Документооборот в вузе в 2024 году:
- Быстрый старт : 500 000 – 1 000 000 рублей.
- Комплексный проект : 3 000 000 – 30 000 000 рублей.
Сроки выполнения проектов также различаются в зависимости от их сложности:
- Быстрый старт : 1 месяц.
- Комплексный проект : От 3 до 24 месяцев, в зависимости от объема работ и количества интеграций.
Тренды на 2025 год
В 2024 году можно выделить следующие тренды при внедрении и развитии информационных систем на базе 1С:Документооборот в вузах:
- Автоматизация процессов по Приказу Минфина № 61н : Использование системы для подписания документов широким кругом работников, а также создание проектов данных документов в 1С:Документооборот.
- Переход с редакции 2.1 на редакцию 3.0 программы 1С:Документооборот : Это позволяет использовать новые возможности и улучшения, предоставляемые новой версией программы.
Полезные ссылки
- Конференция «Новые информационные технологии в образовании 2025», где компания Большие числа выступала с этим докладом.
- Другие наши проекты по автоматизации документооборота.
- Приказ Минфина России от 15 апреля 2021 г. N 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (с изменениями и дополнениями)
