В современном мире цифровая трансформация становится неотъемлемой частью успешного функционирования организаций. Одним из ключевых направлений является автоматизация работы с документами (документооборота), которая позволяет значительно повысить эффективность работы и улучшить качество предоставляемых услуг.
Наш опыт в области автоматизации документооборота в высших учебных заведениях (вузах) демонстрирует, как инновации могут преобразовать сложные процессы делопроизводства.
Наш опыт автоматизации документооборота
В четырех вузах бизнес-процессы работы с документами из приказа 61 МинФина (далее — Документы) были автоматизированы следующим образом:
- В крупном московском вузе. Используется 1С:Бухгалтерия государственного предприятия (далее — БГУ), но система электронного документооборота (далее — СЭД) не на платформе 1С:Предприятие.
Подписание Документов реализовано непосредственно в БГУ, в том числе “не бухгалтерами”. - В крупном техническом вузе из Санкт-Петербурга.
- Документы создаются в СЭД на базе доработанной “1С:Документооборот КОРП” (далее — ДО)
- Согласуются и подписываются в ДО
- После подписания проекты этих документов по обмену попадают в БГУ.
- В двух других вузах.
- Документы создаются в БГУ бухгалтерами
- Передаются в ДО на подписание
- Файлы электронной подписи и визуализация штампа (файл) возвращаются в последствие в БГУ.
Во всех этих вузах мы внедрили систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволила автоматизировать весь цикл работы с документами — от их создания до хранения и последующего использования.
Важной особенностью этих проектов было использование модульной архитектуры ИТ систем. Что позволило легко адаптировать её под специфические потребности каждого подразделения.
Примеры специфичных задач
Даже в рамках одной организации точка ввода документов может разной, например:
- Документ инициируется в БГУ например,
- 510433 Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств
- 510434 Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование
- 510435 Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей
- 510436 Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам
- 510439 Решение о проведении инвентаризации
- Документ инициируется в СЭД например,
- 504512, 504513, 504515, 504516 Решение/изменение решения о командировании на территории Российской Федерации/иностранного государства
- 504520 Отчет о расходах подотчетного лица
- 504518 Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема
По некоторым документам нужно передавать результат голосования комиссии из СЭД в БГУ и визуализировать это в файле. По всем документа нужно визуализировать штампы простой электронной подписи в специальных местах.
Полученные результаты в проектах
Результаты внедрения документооборота, как правило ценны для организаций:
- В первую очередь, это коснулось снижения временных затрат на обработку документов. Если ранее подготовка одного приказа занимала несколько дней, то теперь этот процесс занимает всего несколько часов.
- Кроме того, благодаря интеграции с другими информационными системами университета, такие как ERP и CRM, удалось существенно улучшить качество аналитической информации и повысить точность прогнозирования.
- Благодаря автоматизации также удалось значительно снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Это особенно важно в таких сферах, как управление персоналом и финансовыми потоками, где даже малейшая ошибка может иметь серьезные последствия.
Ценность этих результатов заключается не только в повышении производительности труда, но и в улучшении качества предоставляемых услуг.
Студенты и сотрудники получили доступ к удобному интерфейсу, через который можно быстро найти нужные документы и получить актуальную информацию.
Это способствует повышению удовлетворенности пользователей и укреплению репутации вуза, как передового образовательного учреждения.
Кроме того, автоматизация документооборота позволила существенно снизить расходы на печать и хранение бумажных документов, что в долгосрочной перспективе приводит к экономии бюджета.
Кому могут быть интересны подобные проекты
Подобные проекты могут быть интересны не только образовательным учреждениям, но и другим организациям, которые сталкиваются с большим объемом документооборота.
Это могут быть:
- государственные учреждения
- медицинские организации
- крупные предприятия и банки
Внедрение автоматизированной системы документооборота позволит им оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность управления и обеспечить надежное хранение данных.
Полезные ссылки:
- Конференция «Новые информационные технологии в образовании 2025», где компания Большие числа выступала с этим докладом.
- Другие наши проекты по автоматизации работы с документами.