Консолидация информационных систем с помощью программного продукта «1С:Документооборот 3» в Тюменском государственном университете.
Период выполнения проекта: январь 2022-декабрь 2023
Основные сведения о проекте
Цели проекта:
- заместить историческую СЭД на современное отечественное решение;
- объединить разрозненные и морально устаревшие системы вуза в единую информационную систему;
- обеспечить прозрачное управление каждым из бизнес-процессов;
- предоставить руководству вуза доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени;
- снизить трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов;
- исключить потерю информации и документов;
- построение широкой карты бизнес-процессов для согласования и утверждения договорной и конкурсной документации;
- максимальное обеспечение работы пользователя в едином интерфейсе без переходов в смежные системы при выполнении процессов связанных с ежедневной операционной деятельностью;
- реализация системного подхода, включающего унифицированную процессную модель, единую методологию и отчетность для вуза и филиалов.
Задачи проекта:
- провести обследование бизнес-процессов вуза и потребностей в автоматизации;
- разработать методические и технические проектные решения;
- доработать и настроить 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0 и исторические системы;
- адаптировать интерфейсы системы 1С:Документооборот КОРП под сложившиеся в вузе процессы и терминологию для плавности перехода;
- бесшовно интегрировать 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0 с историческими системами;
- перенести данные из исторических систем;
- автоматизировать сквозные бизнес-процессы;
- подготовить пользователей и систему к опытной эксплуатации и провести ее.
Ситуация до внедрения
В Тюменском государственном университете 11 институтов, 2 филиала, 27000+ студентов, 3000+ пользователей, 120+ направлений подготовки.
Информационные системы и автоматизация
До начала проекта в вузе использовались системы:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП»+БИТ.Управление финансами государственного учреждения КОРП.
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП».
- «1С:Университет ПРОФ».
- «Задачник» — самописная система на платформе «1С», предназначенная для автоматизации работы с договорами в том числе проверка наличия и резервирования бюджета, учета внутренних задач пользователей систем, регистрации авансовых отчетов и приказов на поощрение работников;
- СЭД стороннего разработчика, предназначенная для автоматизации внутреннего документооборота. На конец 2022 года в этой системе насчитывалось более 350 тыс документов по 100+ видам документов.
Интеграция ИТ систем
Между историческими системами была настроена интеграция, например:
- Подразделения и Сотрудники из «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП», «1С:Университет ПРОФ», «Задачник», СЭД.
- Договоры из «Задачник» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП» и СЭД, а из СЭД в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП».
- Контрагенты из «Задачник» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП».
- Приказы по студентам из «1С:Университет ПРОФ» передавались в СЭД.
- Задачи из «Задачник» передавались в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП» и обратно.
В вузе есть собственная опытная ИТ-команда — в Центре управления информационных технологий 69 сотрудников, из которых 15+ специалистов «1С».
Выявленные проблемы
На момент начала проекта были выявлены проблемы:
- увеличение времени согласования документов из-за необходимости обмена между информационными системами;
- ввод документов дублировали в нескольких системах;
- информация о состоянии документов была не полная, неактуальная;
- автоматизировать новые процессы было дорого и долго, были технические ограничения;
- сложная, нестабильная интеграция между самописной конфигурацией «Задачник» и СЭД.
Особенности вуза, которые усложняли проект:
- в вузе более 10 лет функционировала система электронного документооборота, которая развивалась постепенно и стала для пользователей привычным инструментом;
- в существующей СЭД было реализовано большое количество видов документов и механизмов, которые нельзя было реализовать в базовой конфигурации 1С:Документооборот 8 КОРП без специальных доработок;
- необходимо было единоразово перейти с исторической СЭД на новую, исключив параллельную работу в двух системах;
- многие участники бизнес-процессов не были знакомы с «1С»;
- в части подразделений были выявлены собственные методы работы в СЭД, выходящие за пределы заложенной системой логики;
- некоторые бизнес-процессы были не регламентированы, или их регламенты не актуальны;
- некоторые бизнес-процессы непостоянные и требуют периодической корректировки;
- «потрясения» при реализации проекта не допускались в связи с особым вниманием к вузу.
Уникальность и инновационность проекта
Доработки типового функционала
В рамках проекта были выполнены следующие значимые доработки «1С:Документооборот КОРП», ред. 3.0:
- оптимизация производительности системы:
- карточка организации открывалась до 5 минут. Сейчас карточка организации открывается за 1 секунду;
- карточка грифа доступа открывалась до 5 минут. Сейчас карточка грифа доступа открывается за 1 секунду;
- карточка контрагента открывалась до 2 минут. Сейчас карточка контрагента открывается за 1 секунду;
- перемещение между двумя документами в списке занимало до 1 минуты. Сейчас перемещение между документами занимает доли секунд;
- при создании нового документа открытие списка доступных для создания видов документов занимало до 2 минут. Сейчас список доступных для создания видов документов открывается за 1 секунду;
- новые формы для документов: Договор, Авансовый отчет, Поощрение, Решение о командировании, Отчет о расходах подотчетного лица;
- автоматизация выдачи и приостановки действия учетной записи по договорам ГПХ, реализованная в интеграции информационных систем Active Directory, 1C:Предприятие;
- возможность сквозной нумерации не по подразделению, а по индексу подразделения;
- возможность авторегистрации при подписании;
- возможность вывода дополнительной информации о документе в задачу по документу;
- разделение задач, адресованных непосредственно сотруднику, и задач, доступных ему как заместителю;
- механизм определения исполнителя задачи по набору свойств документа и использование его в автоподстановках;
- фоновое формирование предпросмотра файлов, добавленных в том числе через веб клиент;
- визуализация ш